„Peak Season“ Weihnachten meistern

„Peak Season“ Weihnachten meistern

E-Commerce Bestellungen während der Weihnachtsfeiertage sollen heuer wiedermal bis zu 15% höher liegen als im vergangenen Jahr. Diese Zahlen sollten bedachte Verkäufer unbedingt dazu motivieren sich auf diese Zeit so gut wie möglich vorzubereiten.

Im Hinblick auf diese Peak Season geht es nämlich nicht nur darum möglichst viele Bestellungen an den Mann zu bringen, sondern auch Einiges an Retouren zu handeln. Mittlerweile liegen die Retour-Sendungen zu Weihnachten bei rund 40% und damit erstreckt sich die Saison bis weit in den Januar. Versanddienstleister stocken ihr Personal in dieser Zeit enorm auf und Systeme sowie Verteilungszentren laufen ständig auf Hochtouren. Doch auch für kleinere Händler bedeutet diese Hochsaison eine logistische Meisterleistung  und wie bei einer großen Ferienreise ist es ratsam, sich mit etwaigen Problemstellungen bereits im Vorhinein zu beschäftigen.

Folgende Tipps geben einen Überblick, welche Punkte unbedingt beachtet werden sollten:

  • Planen Sie mit längerer Vorlaufzeit

Die Vorbereitung auf die Weihnachtssaison sollte bereits einige Monate im Voraus beginnen. Naturgemäß braucht es Einiges an Zeit, etwaige Hindernisse zu identifizieren,  zu dokumentieren und Lösungen bereit zu stellen. Diese Vorlaufzeit wird sicherlich auch nötig sein, um neue Prozesse zu testen und zu evaluieren. Fokussieren sie sich bei der Planung unbedingt auf Themen wie Personal-Aufstockung,  Key-Systeme, Wartungsfälle und potentielle Verzögerungen seitens Dritter.

  • Schauen sie zurück

Ein Zukunftsplan profitiert immer vom Blick in die Vergangenheit. Was hat bisher funktioniert und was nicht? Gibt es Fehler die sich von Jahr zu Jahr wiederholen? Interviewen Sie dazu ihre Mitarbeiter oder Kollegen und evaluieren Sie genau ihre operativen Prozesse, denn noch ist dafür genug Zeit.

  • Dokumentieren Sie tägliche Vorkommnisse

Fertigen Sie eine Liste mit Materialschäden, unvorhergesehenen Produktionsfehlern oder Work-Flows sowie Beschwerdefällen an. Diese Aufzeichnungen werden Ihnen helfen, kein Detail im gesamten Prozess zu vergessen und im Falle auch schnell handeln zu können.

  • Simulieren Sie eine Massenbestellung

Während der Feiertage kann ein Bestellvolumen von 5000 schnell auf 20000 Sendungen anschwellen. Aus diesem Grund ist es ratsam, schon ein paar Wochen vor der Saison damit zu beginnen sich auf diesen Volumen-Anstieg vorzubereiten. Ein Best Practice wäre hier beispielsweise ein zusätzliches Back Up (in etwa die Hälfte des tägliche Versands zusätzlich) zu halten und alles innerhalb eines 3-4 Stunden Zeitraums zu versenden, um den Prozess zu testen.

  • Warten Sie Ihre Systeme

Es ist enorm wichtig, dass in der Hochsaison alle Systeme, etwaige Arbeitsmaterialien und Computerprogramme ohne Probleme durchlaufen können. Denn während diesen paar Wochen werden Sie keine Zeit haben sich um Systemprobleme oder Wartungsfälle zu kümmern.

  • Intensivieren Sie den Kontakt zu ihren Partnern

Melden Sie sich bereits vor der Saison bei Ihren Partnern und jenen Personen, die in dieser hektischen Zeit Hilfestellung leisten können. Denn im Ernstfall gelingt es Ihnen besser Problemfälle zu lösen, wenn der richtige Ansprechpartner bereits bekannt ist.

Gut organisiert und vorbereitet startet es sich leichter in die Weihnachtssaison und bedenken Sie, dass eine stressige Zeit am Ende ja auch großen Erfolg bedeutet.